Een overlijdensakte vraagt u aan bij de gemeente waar uw dierbare is overleden. U heeft dit document nodig voor de uitvaart, de verzekering en andere zaken die geregeld moeten worden.
We weten dat dit een moment is waarop veel op u afkomt. Daarom leggen we rustig uit wat u nodig heeft, waar u moet zijn en hoe u onnodige wachttijd voorkomt.
Belangrijkste punten
- U vraagt de overlijdensakte aan bij de gemeente waar het overlijden plaatsvond.
- U heeft de naam, de geboortedatum, de datum en de plaats van overlijden nodig, plus een geldig identiteitsbewijs.
- De prijs verschilt per gemeente en ligt meestal tussen € 10,00 en € 20,00 per exemplaar.
- U ontvangt een afschrift of een uittreksel, niet de oorspronkelijke akte.
- Voor instanties in het buitenland heeft u soms een internationaal uittreksel nodig.
INHOUD
Wat is een overlijdensakte precies?
Een overlijdensakte is een officieel document van de burgerlijke stand. De gemeente legt hiermee vast dat iemand is overleden, met de belangrijkste gegevens van dat moment. De oorspronkelijke akte blijft in de registers van de gemeente.
Wat u zelf aanvraagt, is een afschrift of een uittreksel. Een afschrift is een volledige kopie van de akte. Een uittreksel bevat alleen de gegevens die een instantie nodig heeft.
Dat verschil lijkt klein, maar het bepaalt welk document u moet bestellen.
Na een overlijden vragen meerdere partijen om de akte. Denk aan de verzekeraar, het pensioenfonds en de bank. Zonder dit document loopt een dossier vast. We helpen u graag om dat te voorkomen.
Hoe vraagt u een overlijdensakte aan?
De aanvraag verloopt soepel als u de juiste gemeente kiest. Daar begint het.
- Zoek de gemeente van overlijden op. U vraagt de akte daar aan, niet in uw eigen woonplaats.
- Verzamel de gevraagde gegevens en kies meteen de juiste versie van het document.
- Dien de aanvraag in, online, per post of aan de balie.
- Betaal de leges en wacht op de verzending of de afhaling.
Een onvolledige aanvraag zorgt voor vertraging. Zet de gegevens dus rustig klaar en volg de instructies van de gemeente stap voor stap. Dat scheelt heen en weer bellen en mailen.
Welke gegevens heeft u nodig?
Gemeenten vragen om dezelfde basisgegevens. Houd de volledige naam van de overledene, de geboortedatum, de datum van overlijden en de plaats van overlijden bij de hand. Een geldig identiteitsbewijs hoort daarbij.
Vraagt u de akte voor iemand anders aan, dan vraagt de gemeente soms om een machtiging. Ook wil men weten voor welke instantie u het document nodig heeft. Hoe completer uw aanvraag, hoe minder gedoe achteraf.
Kunt u het ook online of per post regelen?
Sommige gemeenten bieden een digitale aanvraag via DigiD. Andere werken met een formulier per post of een afspraak aan de balie. De route verschilt, dus volg altijd de instructies van de gemeente waar het overlijden is vastgelegd.
Controleer ook of u een scan van uw identiteitsbewijs moet meesturen. Dan is uw aanvraag meteen compleet.
Vraagt u per post aan, let dan goed op de leesbaarheid. Eén fout in een naam of datum geeft extra wachttijd.
Wat kost een overlijdensakte en hoe lang duurt het?
De kosten zijn duidelijk, maar niet overal hetzelfde. Ook de verwerking verschilt per gemeente.
| Onderdeel | Gebruikelijke bandbreedte |
| Leges per exemplaar | € 10,00 tot € 20,00 |
| Verwerking | Een paar werkdagen tot een paar weken |
| Spoed | Niet overal beschikbaar |
Vraagt u meteen meerdere exemplaren aan, dan betaalt u per stuk leges. Dat is handig als meerdere instanties tegelijk om een document vragen. Denk daarom ook aan de partijen die straks een kopie nodig hebben.
Waar hangt de prijs van af?
Gemeenten rekenen eigen leges. Daarom ligt de prijs niet landelijk vast. Het tarief hangt af van het type document en de manier van versturen.
In de praktijk betaalt u tussen € 10,00 en € 20,00 per exemplaar. Een extra kopie kost opnieuw leges, dus bestel meteen wat u nodig heeft. Zo voorkomt u dat u later opnieuw aanvraagt voor dezelfde administratie.
Wanneer heeft u een internationaal uittreksel nodig?
Voor een verzekeraar of bank in het buitenland heeft u soms een internationaal uittreksel nodig. Dat is iets anders dan een gewoon afschrift. Het document is zo opgesteld dat een instantie in het buitenland het eenvoudig kan lezen.
Soms vraagt een buitenlandse partij om een vertaling of een legalisatie. Kijk dan niet alleen naar de gemeente, maar ook naar de eisen van het land zelf. Vraag het document alleen in deze vorm aan als de ontvanger het nodig heeft.
Welke regels gelden als iemand in het buitenland is overleden?
Is iemand buiten Nederland overleden, dan begint de administratie anders. U heeft dan eerst een buitenlandse overlijdensakte nodig. Die schrijft u in Nederland in voordat u hier verdergaat met de afhandeling.
Soms vraagt de ontvangende instantie om een gelegaliseerde of beëdigde vertaling. Dat hangt af van het land van overlijden en de taal van het document. In sommige gevallen komt daar een apostille bij.
Controleer daarom meteen welke versie wordt geaccepteerd. Zo hoeft u niet met papier terug naar de vertaler of de gemeente.
Bij een overlijden in het buitenland ligt de volgorde dus anders dan u verwacht. Eerst het buitenlandse document op orde, daarna pas de Nederlandse meldingen. Dat voorkomt dat instanties elkaar stukken blijven terugsturen.
Wat doet u na het aanvragen van de akte?
Zodra de akte binnen is, werkt u de meldingen af. Zet de instanties in een vaste volgorde, dan houdt u overzicht.
- De uitvaartverzorger of verzekeraar, voor declaraties of een bevestiging van de afhandeling.
- Het pensioenfonds en de SVB, als daar uitkeringen of partnerrechten spelen.
- De bank, voor rekeningen, machtigingen en gezamenlijke betaalzaken.
- Andere partijen die nog post sturen of een contract op naam hebben.
- Een werkgever, verhuurder of vereniging, als er nog lopende afspraken zijn.
Scan het document meteen en bewaar een kopie op een veilige plek. Dan hoeft u later niet opnieuw te zoeken als een instantie een afschrift wil zien.
Wat u moet onthouden
Een overlijdensakte vraagt u aan bij de gemeente waar het overlijden plaatsvond. De kern blijft eenvoudig: de juiste gemeente, de juiste gegevens en het juiste document. Wie dat rustig regelt, houdt grip op de rest van de afhandeling.
Meest gestelde vragen
Wie mag een overlijdensakte aanvragen?
Een nabestaande, uitvaartverzorger of gemachtigde kan de aanvraag doen. De gemeente vraagt soms om een machtiging of een legitimatie.
Heb ik een overlijdensakte nodig voor een uitvaartverzekering?
Ja, een verzekeraar vraagt hierom voordat de uitkering wordt afgehandeld. Stuur de versie die de verzekeraar nodig heeft, een afschrift of een uittreksel.
Wat doe ik als ik de verkeerde gemeente heb gekozen?
Dan dient u de aanvraag opnieuw in bij de gemeente waar het overlijden is geregistreerd. Controleer eerst de plaats van overlijden op de documenten.
Is een uittreksel hetzelfde als een afschrift?
Nee. Een afschrift is een volledige kopie van de akte. Een uittreksel bevat alleen de kerngegevens die de ontvanger nodig heeft.
Hoe snel moet ik de overlijdensakte regelen?
Zo snel mogelijk nadat het overlijden bij de gemeente is vastgelegd. Dan handelt u de andere meldingen zonder onnodige vertraging af.
Kan ik later nog een extra exemplaar aanvragen?
Ja, dat kan. Houd er rekening mee dat u opnieuw leges betaalt en dat de verwerking weer tijd kost.
Heeft u vragen of wilt u advies? U mag ons altijd bellen op 06 48 895 895 of mailen naar info@loesuitvaartverzorging.nl.